Os documentos contábeis são a base para o registro de atividades importantes de uma empresa. Eles servem como comprovação de movimentos financeiros e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.
É extremamente importante manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade. A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles.
Quais os principais documentos contábeis?
São aqueles que registram movimentações financeiras e modificam a situação patrimonial ou financeira de uma empresa. Estão entre os principais:
Notas fiscais de entrada e seus arquivos.xml, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;
Notas fiscais de saídas e seus arquivos.xml, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;
Extratos bancários e seus arquivos.ofx, contendo movimentações financeiras das contas da empresa inclusive de aplicações financeiras;
Extrato de recebimentos de operadoras de cartão de crédito;
Comprovante de pagamento de impostos e obrigações trabalhistas;
Duplicatas e comprovantes de pagamento de custos e despesas;
Cópias de cheques emitidos;
Inventário de estoque.
Por que enviar esses documentos todos os meses?!
Atuar conforme a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa. Ao organizar essa documentação e enviá-la para a contabilidade, você evita sofrer sanções e multas que podem trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio.
Além disso, esses documentos servem como base para demonstrações financeiras importantes, com as quais você pode, de fato, ter um diagnóstico da sua empresa. É o caso, por exemplo, do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
Ter domínio sobre a contabilidade do negócio ajuda a enxergar os resultados de forma muito mais clara e tomar iniciativas para melhorar as margens de lucro, cortar gastos e definir preços com maior exatidão.
Então lembre-se: envie mensalmente os documentos para contabilidade até o quinto dia útil do mês seguinte. Você pode fazer isso fisicamente com os documentos impressos ou virtualmente através de e-mail para marcia@apoiocontabil.srv.br ou da nossa plataforma Onvio.
Att, Equipe Apoio Contabilidade.
Fonte: jornalcontabil.com.br
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